5 SISTEMAS QUE ASEGURAN UN SISTEMA DE REPORTE EFECTIVO
Normalmente las empresas y sus procesos disponen de información extensa y detallada acerca de sus resultados, y esta información puede obtenerse con frecuencia variable. El verdadero desafío radica en utilizarla de manera enfocada, priorizada y estructurada para impulsar reuniones de gestión efectivas.
En nuestra experiencia, esta información bien gestionada genera resultados inmediatos, promoviendo la toma de decisiones proactivas, mejorando la eficiencia de las reuniones y manteniendo a los equipos alineados con una gestión enfocada y con mayor accountability.
Para que un sistema de reporte sea efectivo, deben considerarse los siguientes principios:
1.-Estar conectado a los procesos y sus KPIs claves: Los reportes vinculados a procesos garantizan una visión integrada de la cadena de valor y el fortalecimiento de una disciplina operativa con responsabilidades claras sobre el desempeño
2.- Orientarse a una gestión proactiva y de gestión de riesgos: Los reportes deben por una parte, habilitar el seguimiento y control de planes y compromisos y por otra lado, incluir un análisis predictivo para reducir variables, mitigar riesgos y detectar oportunidades de beneficio futuro.
3.- Habilitar las decisiones efectivas: Los reportes deben ofrecer datos relevantes para el seguimiento y toma de decisiones efectivas. Al reflejar directamente los KPIs clave, los tomadores de decisiones pueden obtener una imagen clara y precisa del desempeño operacional, comercial y funcional. Esto les permite tomar decisiones más informadas y de calidad.
4.-Ser confiable: Los reportes deben estar basados en datos únicos, trazables y confiables. Cada indicador debe tener un responsable y una forma de cálculo definida. Se debe asegurar que solo las personas autorizadas tengan acceso a ellos para resguardar la seguridad de la información.
5.- Ser simple y automatizable: Los reportes deben ser claros y fáciles de entender. Utilizar un lenguaje común y sencillo evitando tecnicismos innecesarios. La automatización para la generación y distribución de reportes contribuye a optimizar tiempo, minimizando la ocurrencia de errores y la habilitación de reportabilidad en línea.
Un reporte eficiente es una herramienta clave para lograr un trabajo compartido y con visión integral entre el equipo ejecutivo, generando discusiones eficientes y decisiones de calidad. Lo invitamos a ponerla en práctica.
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